Offerten für die Verwaltung vergleichen
Drei Offerten, drei Aufbauten? Zehn Fragen, mit denen Sie Offerten für Ihre STWEG-Verwaltung vergleichen und der Versammlung sicher empfehlen.
2. November 2026 · 5 Min. Lesezeit
Drei Verwaltungen, drei Offerten. Die eine nennt eine Pauschale pro Jahr, die andere einen Betrag pro Wohnung, die dritte einen Stundensatz und viele Zusatzposten. Auf den ersten Blick liegen sie weit auseinander. Oder verdächtig nah beieinander.
Wer die Offerten für die Verwaltung seiner STWEG vergleicht, vergleicht selten nur Preise. Er vergleicht, was für den Preis geleistet wird. Und am Ende muss er der Versammlung eine Empfehlung vorlegen, die er dort auch vertreten kann.
Hier finden Sie zehn Fragen, die jede Offerte beantworten sollte, eine Vorlage für den Vergleich und ein paar Hinweise, wie Sie Ihre Empfehlung vorstellen.
Vorher: allen dieselben Angaben schicken
Vergleichbar werden Offerten erst, wenn alle Verwaltungen dasselbe wissen. Schicken Sie jeder Anfrage dieselben Eckdaten mit:
- Adresse und Anzahl Einheiten, dazu Parkplätze, Lift und Heizung
- das Reglement und das letzte Protokoll
- die letzte Jahresrechnung
- das Datum, ab dem die neue Verwaltung übernehmen soll
- was Sie sich wünschen: Vollmandat, Hauswartung, Anzahl Versammlungen
Und bitten Sie ausdrücklich um eine Aufstellung, was in der Pauschale enthalten ist und was nach Aufwand verrechnet wird. Eine gute Verwaltung liefert das gern.
Zehn Fragen für den Offertenvergleich
Zu den Kosten
1. Was ist in der Pauschale enthalten? Buchhaltung, Jahresabrechnung und die ordentliche Versammlung sind fast immer dabei. Fragen Sie trotzdem nach: Wie viele Versammlungen? Inklusive Anreise und Protokoll? Ein Leistungskatalog, der auch sagt, was nicht enthalten ist, ist mehr wert als eine lange Liste von Leistungen.
2. Was kostet extra, und zu welchem Stundensatz? Schadenfälle, Sanierungen, zusätzliche Versammlungen werden meist nach Aufwand verrechnet. Wichtig ist der Stundensatz und vor allem die Frage, wer zusätzlichen Aufwand auslösen darf. Fragen Sie: Ab wann holt die Verwaltung Ihr Einverständnis ein, bevor Aufwand verrechnet wird?
3. Gibt es einmalige Kosten für die Übernahme? Manche Verwaltungen verrechnen die Übernahme der Unterlagen und die Erfassung der Daten einmalig, andere nicht. Beides ist üblich. Entscheidend ist, dass Sie es vor der Unterschrift wissen.
4. Wie werden die Kosten unter den Eigentümern verteilt? Diese Frage geht oft vergessen und sorgt später für Streit. Das Reglement sagt, ob nach Wertquoten oder anders verteilt wird. Die Offerte sollte dazu passen. Eine Offerte „pro Wohnung" kann im Reglement trotzdem nach Wertquoten verteilt werden.
Zur Verwaltung
5. Wer verwaltet Ihr Haus, und für wie viele Gemeinschaften ist diese Person zuständig? Fragen Sie nach einem Namen, nicht nach einer Abteilung. Und danach, wie viele andere Gemeinschaften dieselbe Person verwaltet. Daran sehen Sie, wie viel Zeit für Ihr Haus bleibt.
6. Wer ist im Bild, wenn Ihre Ansprechperson nicht erreichbar ist? Eine gute Antwort nennt Personen und sagt, wie diese den Stand Ihres Hauses kennen. Eine schwache Antwort lautet „das Team".
7. Welche Fristen stehen im Vertrag? Wie schnell kommt eine Antwort? Bis wann liegt das Protokoll vor? Wann kommt die Jahresabrechnung? Versprechen im Gespräch sind gut. Fristen im Vertrag sind besser.
8. Bis zu welchem Betrag darf die Verwaltung allein entscheiden? Die sogenannte Kompetenzsumme legt fest, welche Aufträge die Verwaltung ohne Rückfrage vergeben darf. Ist sie zu tief, wartet jede kleine Reparatur auf eine Abstimmung. Ist sie zu hoch, verlieren Sie den Überblick. Vergleichen Sie sie mit dem heutigen Wert.
Zur Sicherheit
9. Wie ist die Verwaltung versichert, und wen können Sie anrufen? Fragen Sie nach der Berufshaftpflicht und der Versicherungssumme. Und nach zwei, drei vergleichbaren Gemeinschaften, die Sie direkt kontaktieren dürfen. Ein Gespräch mit einer anderen Delegierten sagt mehr als jede Broschüre.
10. Was gilt, wenn Sie den Vertrag beenden? Welche Kündigungsfrist gilt? Und wie kommen Sie bei einem Wechsel an Ihre Unterlagen und Daten? Wer das heute klärt, hat es später leichter.
Eine Vorlage für den Vergleich
Legen Sie die Antworten nebeneinander. Eine einfache Tabelle genügt:
| Offerte A | Offerte B | Offerte C | |
|---|---|---|---|
| Pauschale pro Jahr | |||
| Darin enthalten | |||
| Stundensatz für Zusatzaufwand | |||
| Einmalige Übernahmekosten | |||
| Kostenverteilung passt zum Reglement | |||
| Ansprechperson (Name) | |||
| Wer ist sonst im Bild | |||
| Fristen im Vertrag | |||
| Kompetenzsumme | |||
| Versicherung und Summe | |||
| Referenzen erhalten | |||
| Kündigungsfrist | |||
| Gesamtkosten im ersten Jahr |
Die letzte Zeile füllen Sie zuletzt aus. Erst wenn Sie wissen, was drin ist, sagt der Preis etwas aus.
Der Preis kommt zum Schluss
Die günstigste Offerte ist nicht automatisch die beste, die teuerste auch nicht. Rechnen Sie für jede Offerte aus, was ein normales Jahr kostet: Pauschale, die üblichen Zusatzarbeiten, im ersten Jahr die Übernahme. Erst diese Zahlen lassen sich vergleichen.
Liegt eine Offerte deutlich über den anderen, fragen Sie nach, woran das liegt. Liegt sie deutlich darunter, auch.
Die Empfehlung an die Versammlung
Die Versammlung entscheidet, Sie bereiten vor. Das hilft den anderen Eigentümern:
- Eine Seite statt drei Offerten. Ihre Tabelle und zwei, drei Sätze, warum Sie welche Verwaltung empfehlen.
- Die Offerten im Anhang. Wer genauer hinschauen will, kann.
- Die Verwaltungen vorstellen lassen. Viele Gemeinschaften laden die Favoriten an die Versammlung ein, oft für eine kurze Vorstellung. Wer die Menschen gesehen hat, entscheidet leichter.
Häufige Fragen
Wie viele Offerten sollten wir einholen?
Zwei bis vier sind üblich. Weniger lässt keinen Vergleich zu, mehr macht ihn unübersichtlich.
Dürfen wir über den Preis verhandeln?
Ja. Fragen Sie offen nach, vor allem bei einmaligen Posten. Eine gute Verwaltung erklärt Ihnen, wofür ein Betrag steht, und sagt Ihnen ehrlich, wo es Spielraum gibt und wo nicht.
Lohnt sich ein Treffen vor Ort?
Ja. Eine Verwaltung, die Ihr Haus gesehen hat, offeriert genauer. Und Sie lernen die Person kennen, mit der Sie die nächsten Jahre zu tun haben.
Wir haben wenig Zeit. Worauf achten wir zuerst?
Auf die Fragen 1, 2, 5 und 7: was die Pauschale enthält, was extra kostet, wer Ihr Haus verwaltet und welche Fristen im Vertrag stehen. Damit fallen die meisten Unterschiede schon auf.
Eine Offerte, die alle zehn Fragen beantwortet
Unsere Offerte trennt Pauschale, Zusatzaufwand und einmalige Kosten. Sie nennt Ihre Ansprechperson mit Namen und die Fristen, die im Vertrag stehen. Wir melden uns werktags innert 24 Stunden und schauen uns Ihr Haus gerne vor Ort an.
Mehr dazu, wie wir Ihre Gemeinschaft betreuen: Vollmandat für Ihre STWEG.
